Wie Sie mit Impact Mapping die Projektressourcen optimieren

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Wissen Sie was Sie entwickeln sollen? Mit Sicherheit! Aber wissen Sie auch, warum genau diese Funktion für Ihr Projekt wichtig ist und für wen diese Funktion von Bedeutung ist? Wenn nein, ist Impact Mapping die Methode der Wahl für Sie.

 

Impact Mapping: Relevanz statt nur Code

Es gibt immer mehr zu programmieren, als es die Ressourcen zulassen. Eine Herausforderung in agilen Softwareprojekten ist es daher in der Anforderungsermittlung, die wichtigsten Funktionen herauszufinden. Impact Mapping  ist ein Planungstool, welches dabei hilft, die Funktionen mit dem größten Effekt auf den Unternehmenserfolg zu identifizieren. Dadurch hilft die Impact Map, Projektressourcen optimal einzusetzen.

Eine Impact Map ist eine vierstufige Mindmap, welche die Beziehungen zwischen Geschäftszielen, Akteuren, Auswirkungen und Maßnahmen visualisiert.

Dabei werden mit der Impact Map folgende Fragen beantwortet:

  • Warum machen wir das Projekt? (Ziel)
  • Wer wird durch das Projekt beeinflusst? (Akteure)
  • Welche Verhaltensweisen der Akteure möchten wir erreichen? (Auswirkung)
  • Was müssen wir liefern oder entwickeln, um die gewünschten Verhaltensweisen zu erreichen? (Maßnahmen)

In unserem Beispiel wird eine E-Commerce-App betrachtet. Nachfolgend ist die Impact Map für diesen Anwendungsfall dargestellt.

 

 

Vom „Warum?“ zum „Was?“: Aufbau einer Impact Map

Das Ziel (Warum?)

Der zentrale Punkt in der Impact Map ist das Ziel. Allzu oft wird sich bei IT-Projekten nur gefragt „Was“ umgesetzt werden soll oder eventuell noch „Wie“ die Umsetzung technisch erfolgen soll. Das „Warum?“ kommt in den meisten Fällen zu kurz. Dabei ist die Frage nach dem „Warum“ die wichtigste Frage, wenn das Projekt erfolgreich sein soll. Zu wissen, warum man etwas tut, ist die Basis, um gute Entscheidungen zu treffen.
Das zentrale Element der Impact Map ist daher das Ziel. Das Ziel definiert das Geschäftsziel, welches erreicht werden soll. Im Beispiel lautet das Geschäftsziel „Umsatz um 5 % in 6 Monaten steigern“.

 

Akteure (Wer?)
Im nächsten Schritt werden die Akteure ermittelt. Die Akteure sind diejenigen, die einen Einfluss auf die Projektergebnisse haben. Dies können Nutzer der Software oder andere Personen sein, welche vom Projekt betroffen sind (Stakeholder). Hierbei werden nicht nur die Personen miteinbezogen, welche zum Projekterfolg beitragen, sondern auch diejenigen, welche einen negativen Einfluss auf die angestrebten Ziele haben könnten.  Im Grunde wird hier also eine Stakeholderanalyse durchgeführt. In der vorliegenden Impact Map ist der Akteur der Kunde, welcher über die E-Commerce-App Einkäufe tätigen soll.

 

Auswirkungen (Wie?)
Die Auswirkungen setzen die Akteure in Bezug zu den Business-Zielen.  Sie beschreiben die gewünschte Verhaltensänderung der Akteure, damit die Geschäftsziele erreicht werden. Damit das Ziel der Umsatzsteigerung erreicht werden kann, müssen die Kunden mehr kaufen. Dies könnte dadurch geschehen, dass sie Artikel, die sie bisher noch  nicht gekauft haben, nun über die App beziehen. Eine andere Möglichkeit, den Umsatz zu steigern, könnte darin bestehen, dass der Einkaufsprozess so komfortabel gestaltet wird, dass die Kunden regelmäßig über die App einkaufen und nicht zur Konkurrenz ausweichen.

 

Maßnahmen (Was?)
Die Maßnahmen beschreiben, was die Organisation oder das Team entwickeln oder anbieten muss, um das gewünschte Verhalten der Akteure zu erreichen. Um den Kauf einer breiteren Produktpalette anzuregen, könnten beispielsweise verwandte Artikel angezeigt werden, um dadurch weitere Verkaufsimpulse zu setzen.
Der Bestellprozess könnte vereinfacht werden, indem ein Barcode-Scanner innerhalb der App bereit gestellt wird, wodurch die Artikeleingabe im Gegensatz zur manuellen Artikelnummerneingabe massiv vereinfacht wird. Auch eine Anzeige der bisher bestellten Artikel würde den Aufwand des Bestellprozesses für bereits bestellte Artikel reduzieren, da diese nicht aufwendig herausgesucht werden müssten.

  

Einsatz in der Praxis

Die Impact Map kann nach dem Top-Down-Prinzip oder Botton-Up-Prinzip aufgebaut werden.

Beim Top-Down-Ansatz wird ausgehend vom Geschäftsziel die Impact Map aufgebaut. Bei diesem Vorgehen können Ideen für Funktionen oder Maßnahmen generiert werden, um die angestrebten Geschäftsziele zu erreichen. Aus diesem Grund können die entsprechenden Anforderungen abgeleitet werden. Für eine genauere Spezifikation der Anforderungen und die anschließende Release-Planung bietet sich ergänzend die Methode des User Story Mappings an.

 

Sind bereits Anforderungen vorhanden, können diese mittels des Impact Mappings priorisiert werden. Dazu wird zunächst eine Impact Map aufgebaut und es werden die bisherigen Anforderungen mit dem Geschäftsziel in Beziehung gesetzt. Wird während des Prozesses festgestellt, dass eine Funktion wenig oder keinen Bezug zum Geschäftsziel hat, empfiehlt es sich, diese niedrig zu priorisieren oder ganz fallen zu lassen.

 

Fazit

Impact Mapping hilft den wirtschaftlichen Mehrwert eines Produktes oder Projektes im Blick zu behalten. Es visualisiert die Beziehungen zwischen den Funktionen und den erstrebten Geschäftszielen.  Durch den Einsatz dieser Methode können die Projektressourcen optimal eingesetzt werden und der maximale Nutzen erzeugt werden.

 

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Software erlebbar machen, ohne eine Zeile Code zu schreiben

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Das Projekt war gescheitert. Eigentlich war alles nach Plan verlaufen. Nach der Spezifikation der Anforderungen war ein umfangreiches Konzept erstellt worden. Auf knapp dreihundert Seiten, wurde bis ins kleinste Detail spezifiziert, wie sich die Software zu verhalten hatte. Sowohl das Projektteam als auch der Kunde waren sich einig, dass genau so das Produkt umgesetzt werden sollte. Die Software war gemäß der Spezifikation implementiert und getestet worden. Also sollte das Projekt erfolgreich sein, oder? Leider nein! Das Ergebnis war nicht das, was sich der Kunde vorgestellt hatte. Die Endkunden beschwerten sich, dass die Software ihnen nicht bei ihren Problemen half und zudem schwer zu bedienen war. Neuentwicklung? Viel zu teuer! Also blieb die Software, wie sie war und alle Beteiligten waren unzufrieden. Wenn man doch nur in die Zukunft schauen könnte, um schon vor der Implementierung zu wissen, ob ein Projekt erfolgreich sein wird …

Eine Kristallkugel haben wir auch nicht, aber diese ist auch nicht notwendig. Mit geeigneten Prozessen und Methoden kann dem geschilderten Problem entgegengewirkt werden.
Dazu sind zwei Voraussetzungen nötig:

  1. Das Konzept sollte so früh wie möglich erlebbar gemacht werden
  2. Schon vor der Implementierung sollte das Konzept getestet und iterativ weiterentwickelt werden

 

Lebendige Objekte statt tote Dokumente

 

Umfangreichere Spezifikationen garantieren keinen Projekterfolg. Sie werden selten von allen Beteiligten gelesen – und wenn doch, werden sie von jedem anders verstanden. Außerdem schleichen sich schnell Inkonsistenzen ein, die aufgrund des Dokumentenumfangs kaum bemerkt werden können. Zusammenfassend gesagt, dienen umfangreiche Dokumente mehr der Absicherung als der Kommunikation. Jedoch ist ein frühzeitiges gemeinsames Bild vom Produkt essentiell für den Projekterfolg.

Hier stellen Prototypen ein besseres Medium dar, um eine Produktidee oder ein Konzept zu kommunizieren. Prototypen helfen, die Software schon erfahrbar machen, bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde. Dabei muss es sich weder um programmierte Prototypen handeln, noch müssen die entstandenen Entwürfe pixelgenau ausgestaltet sein. Entscheidend ist, dass  der Prototyp das kommuniziert und erlebbar macht, was gerade im Projektteam oder mit den Endnutzern besprochen wird.

Wissen statt raten

Jede Idee ist, so gut sie auch klingen mag, am Anfang eine Hypothese. Ohne eine Überprüfung ist eine Hypothese kaum etwas wert. Um sicher zu stellen, dass eine Produktidee erfolgreich sein kann, muss diese getestet werden. Mit Prototypen kann eine Idee getestet werden, ohne dass das eigentliche Produkt fertig entwickelt werden muss. Da die Erstellung eines Prototypen nur einen Bruchteil der späteren Entwicklungskosten ausmacht, können kostengünstig mehrere Iterationszyklen mit dem Prototyp vollzogen werden, bevor das eigentliche Produkt entwickelt wird.

 

Fehler so früh wie möglich machen!

 

Auf den ersten Blick scheint es so, dass die  Erstellung von Prototypen unnötige zusätzliche Kosten für Projekt verursacht. Jedoch ist dies nur eine sehr kurzsichtige Betrachtungsweise. Auf den gesamten Projektverlauf gesehen, sparen Prototypen mehr Geld ein, als sie kosten.

Je weiter ein IT-Projekt fortgeschritten ist, desto teurer wird es, Fehler zu beseitigen oder Änderungen am Produkt vorzunehmen.  Fehler per se lassen sich nicht vermeiden, doch teure Fehler können vermieden werden. So kostet die gleiche Änderung im Prototyp einige Minuten, jedoch in der Entwicklung mehrere Stunden bis Tage.

Fazit

Der Einsatz von Prototypen spart langfristig Geld und sichert den Projekterfolg. Er bietet folgende Vorteile:

  • Besseres Feedback
    Das Produkt ist in einem sehr frühen Stadium erfahrbar. Da das Abstraktionsniveau zum Verständnis bei einem Prototypen sehr gering ist, kann frühzeitig von allen Projektbeteiligten Feedback eingeholt werden.
  • Validiertes Konzept vor der Entwicklung
    Schon vor der ersten Zeile Code konnten Sie oder Ihre Endkunden einen Eindruck vom Endprodukt erhalten. Bereits in der Konzeptionsphase kann der Prototyp mit  Nutzern getestet werden.
  • Gemeinsames Verständnis des Produktes von Anfang an
    Damit das Projekt erfolgreich wird, ist es von essentieller Bedeutung, dass alle Projektbeteiligten das gleiche Bild vom Produkt im Kopf haben.

 

 

 

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Begeisterung statt Frust

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Wie Software Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität erhöhen kann

Larissa Fischer ist Innendienstmitarbeiterin im Kundendienst. Nach jedem Gespräch trägt sie die Informationen zum Kunden in das Kundenmanagementsystem ein. Sie erhält keine Rückmeldung, ob diese Einträge den Kollegen im Außendienst helfen und vollständig genug sind. Mit der Zeit trägt Sie nur noch das Nötigste ein. Sie ist sich nicht sicher, ob ihre Arbeit wirklich einen Sinn ergibt und fühlt sich nicht wertgeschätzt.

Gleiche Person, andere Software:

Larissa Fischer erhält einen Kundenanruf wegen einer Reklamation. Sie trägt die Informationen zum Anruf in das CRM ein. Am Nachmittag bekommt Sie über das System eine Rückmeldung von Matthias Stein, einem der Außendienstmitarbeiter. Ihm hat die Information zum Kunden sehr geholfen und er bedankt sich, bei ihr. Sie ist zufrieden und fühlt sich bestätigt, dass sie mit ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zum Firmenerfolg leistet. Mit der Zeit kann Sie durch die Rückmeldungen des Außendienstes immer bessere Einträge erstellen, da sie ein sehr gutes Verständnis hat, welche Informationen für die Kollegen von Relevanz sind.

Konzept Feedback zu CRM-Einträgen

Konzept Feedback zu CRM-Einträgen

Kann also Software beitragen Mitarbeiter zufriedener und produktiver zu machen?
Ja – mit den richtigen Methoden und Werkzeugen!

Mehr als nur Usability
Bisher wurde bei der Softwareentwicklung vor allem darauf geachtet, dass die Nutzung der Software für den Nutzer nicht frustrierend ist, also eine gute Usability besteht. Dies ist allerdings lediglich ein Hygienefaktor, dessen Erfüllung zwar dafür sorgt, dass der Nutzer keine negativen Emotionen hat, es jedoch nicht schafft, positive Emotionen zu schaffen oder den Anwender bei seiner Arbeit zu motivieren. Das Schaffen positiver Erlebnisse bei der Benutzung von Software ist die Aufgabe des User Experience Designs. Dazu werden Erkenntnisse aus der Positiven Psychologie herangezogen, welche sich damit beschäftigt, wie das menschliche Wohlbefinden gesteigert werden kann.
Während bei Software für den Freizeitbereich User Experience bereits eine wichtige Rolle spielt, wurde User Experience im Businesskontext bisher noch stiefmütterlich behandelt. Dabei ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter nicht nur etwas für Philanthropen. Positive Erlebnisse und Emotionen auf der Arbeit haben auch für das Unternehmen einen wirtschaftlichen Vorteil.
Positive User Experience: Ein Gewinn für Mitarbeiter und Betrieb
Studien aus der Positiven Psychologie zeigen, dass positive Emotionen mehr positive Konsequenzen nach sich ziehen, als einfach nur das aktuelle Wohlbefinden. So erweitern positive Emotionen das wahrgenommene Handlungs-Repertoire. Ein Mensch mit positiven Emotionen ist also flexibler in seinem Denken und Handeln. Gerade in der heutigen Zeit, in der es auf die Innovationsfähigkeit der Firmen ankommt, ist dieses flexible Mindset essentiell. Oder mit anderen Worten: ein gestresster und ängstlicher Mitarbeiter wird keine Innovationen hervorbringen.
Daneben führt eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter zu einer höheren Produktivität. Ein weiterer Vorteil positiver Emotionen bei der Arbeit ist, dass diese die Widerstandfähigkeit der Mitarbeiter erhöht, welche für eine bessere Gesundheit sorgt.

Emotionen bei der Nutzung methodisch geschaffen
Nun stellt sich die Frage, wie positive Erlebnisse mittels Software geschaffen werden können. Mit dieser Aufgabenstellung hat SIC! innerhalb des Forschungsprojektes Design4Xperience in den letzten drei Jahren intensiv beschäftigt. Zusammen mit unseren Partnern aus der Forschung haben wir neue Methoden und Werkzeuge entwickelt, um die User Experience innerhalb von betrieblicher Software zu optimieren.

Eines dieser Werkzeuge sind die Erlebniskategorien. Diese beschreiben typische Erlebnis-Situationen, in welchen positive Emotionen auftreten. Um diese Situationen zu ermitteln, wurden im Rahmen einer Studie Personen zu positiven Erlebnissen während ihrer Arbeit befragt. Die ermittelten Erlebnisse wurden in 17 Erlebniskategorien eingeteilt.
Erlebniskategorien

Zusätzlich wurde untersucht, welche Randbedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Erlebnis positive Emotionen nach sich zieht. Im vorangegangenen Beispiel hat die Innendienstmitarbeiterin eine positive Rückmeldung zu ihrer Arbeit und Wertschätzung erfahren. Dies führte bei ihr zu einem positiven Erlebnis. Die angewendeten Erlebniskategorien sind hier „Feedback erhalten“ und „Wertschätzung“. Durch intelligente Konzeption der Software können diese Erlebniskategorien in die Software integriert werden, dieses wiederum führt zu positiven Erlebnissen bei der Interaktion mit der Software. Zusätzlich können wünschenswerte Verhaltensweisen auf diese Art gefördert werden. War vorher in unserem Beispiel die Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst quasi nicht existent, wurde diese mit der neuen Lösung ermöglicht und bestärkt.

Fazit
Durch geschickte Konzeption der Software wird es ermöglicht bestimmte Erlebnisse während der Softwarenutzung zu haben, durch welche positive Emotionen ausgelöst werden. Durch eine positive User Experience werden die Mitarbeiter motiviert und die Akzeptanz für die Software steigt. Zusätzlich können wünschenswerte Verhaltensweisen bestärkt werden.

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Innovationsentwicklung mit User Story Mapping

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In unseren Kundenprojekten wird von unseren UX Design Spezialisten regelmäßig ein sehr hilfreiches und nützliches Tool eingesetzt: Das „User Story Mapping“. Hierbei handelt es sich um eine von Jeff Patton entwickelte Methode, mit der im Rahmen von agiler Produktentwicklung eine stimmige User Experience geschaffen wird. So lässt sich der Erfolg für die auf diese Weise realisierten digitalen Produkte maximieren.

Beim User Story Mapping wird der Arbeitsfluss des Users, also des Produktnutzers, in einzelne „User Stories“ unterteilt und mit Hilfe von Klebezetteln auf einer Wand in Form einer Art Karte („Map“) visualisiert. Die Flexibilität der Klebezettel ermöglicht eine schnelle und einfache Optimierung der Prozesse bzw. des Produktes durch Umsortieren, Aufteilen, Ergänzen, Erweitern, Vertiefen, usw. An einer User Story Mapping Session nehmen idealerweise alle am Produkt Beteiligten – vom Auftraggeber über den Designer bis zum Entwickler – teil und erarbeiten einen Konsens. Durch das bessere gemeinsame Gesamtverständnis vom Produkt, seinen Eigenschaften und seiner Anwendung wird die Gefahr reduziert, sich in unwichtigen Details zu verzetteln oder das Produkt an den Bedürfnissen des Produktnutzers vorbei zu entwickeln.

Mit User Story Mapping wird ein Produkt mit genau jenen Features entwickelt, die für den Anwender wirklich nützlich und dabei auch noch realisierbar und bezahlbar sind. Dabei können mehrere aufeinanderfolgende Release-Stufen festgelegt werden – angefangen vom „Minimum Viable Product (MVP)“ über Zwischenversionen bis zur finalen Version mit dem kompletten Feature-Set. Die in der ersten Session erstellte User Story Map bildet gleichzeitig eine Basis für das Projektmanagement. Im Verlauf des Projekts kann und soll die Story Map im Rahmen einer agilen Produktentwicklung in weiteren Sessions anhand von User Feedback, Tests und Erfahrungen dann permanent weiter optimiert werden.

Entsprechend einem vielfach von unseren Kunden geäußerten Wunsch nach einer kompakten Übersicht und Kurzanleitung zum User Story Mapping haben unsere Grafiker eine Infografik mit dem Titel „Innovationsentwicklung mit User Story Mapping“ erstellt, die wir hiermit gerne allen an der Methode Interessierten zur Verfügung stellen. zur Infografik

vorschau-infografik-user-story-mapping

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Neue Studie: User Experience bei Softwareunternehmen

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User Experience ist ein zentraler Faktor in der Softwareentwicklung, dessen Bedeutung immer mehr zunimmt. Doch geeignete Methoden werden in der Praxis erst selten eingesetzt.

Das Forschungsprojekt Design4Xperience hat eine Studie zum Thema User Experience (UX) durchgeführt. Ziel der Studie war es, herauszufinden, was Softwareanbieter unter UX verstehen und welche Einstellung sie dazu haben. Ein Ergebnis: Die Mehrheit der Befragten schätzt User Experience als wichtigen Faktor ein, um erfolgreiche Software zu entwickeln. Doch zeigte sich, dass der Begriff UX mehrheitlich nur oberflächlich verstanden wird und die exakte Bedeutung unklar ist.

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