Zeitfresser Excel: machen Sie den Reality Check!

Jeder kennt es und fast jeder nutzt es: Excel. Die Tabellenkalkulations-Software von Microsoft ist aus den Büros der Unternehmen heute kaum noch wegzudenken. Denn die leicht zu erlernende, aber mächtige Office-Software wird als Multitool in fast allen Unternehmensbereichen für die unterschiedlichsten Aufgaben eingesetzt. Sobald irgendwo gleichartige Informationen erfasst, gespeichert und ausgewertet werden müssen, werden Excel-Tabellen gerne als einfach zu bedienende Datenspeicher mit komfortablen Auswertungsmöglichkeiten eingesetzt. Dass aber genau dieser vermeintliche Vorteil von Excel sich für Unternehmen auch als Nachteil und echter Zeitfresser erweisen kann, ist leider den wenigsten bewusst.

Digitale Prozesse mit Excel-Dateien

Denn sobald mehrere Personen die Daten in der gleichen Excel-Tabelle erfassen, ergänzen und verarbeiten müssen, entstehen digitale Prozesse. Dabei steigen mit zunehmender Zahl der beteiligten Personen, Datenquellen und manuellen Arbeitsschritte sowohl der zeitliche Aufwand – und damit die Kosten – als auch die Fehleranfälligkeit überproportional an. Solche Excel basierten digitalen Prozesse fressen aufgrund ihrer zunehmenden Ineffizienz unnötig viele Ressourcen auf. Insbesondere bei mittelständischen und großen Unternehmen kommt somit dann irgendwann der Zeitpunkt, an dem über den Einsatz einer Software zur integrierten Prozess-Automatisierung nachgedacht werden sollte. Denn durch eine zentrale Datenspeicherung und automatisierte Prozesse, die speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sind, können sich die Kosten selbst für eine individuell erstellte Lösung aufgrund der Ressourcen-Einsparungen bereits nach wenigen Monaten amortisieren, wie zwei Beispiele aus unserer Praxis für die integrierten Prozess-Automatisierung eindrücklich belegen.

Produktionsplanung mit Excel -Tabellen

Bei einem unserer Kunden, einem international bekannten Konzern im Bereich der lebensmittelverarbeitenden Industrie, wurde in der Vergangenheit mangels einer passenden Softwarelösung in einem Bereich die komplette Produktionsplanung mit Excel -Tabellen umgesetzt. Das Ganze lief dann folgendermaßen ab: Als erstes wurden die Daten der zu produzierenden Produkte als csv-Tabelle mit mehreren hundert Einträgen manuell aus SAP exportiert. Daraus hatte dann der Produktionsplaner in Excel einen Maschinenplan erstellt, indem er die Tabelle um die Maschinen und deren Zeiten, zu denen das jeweilige Produkt produziert wird, ergänzte. Im nächsten Schritt wurde diese Excel-Datei dann jeweils sowohl an das Lager als auch an die Logistik weitergegeben. Die Lager-Mitarbeiter prüften daraufhin die termingerechte Verfügbarkeit der Zutaten und ergänzten ihre Excel-Datei um eine eigene Tabelle mit den Gebindegrößen, um die Datei dann an die Produktion weiterzuleiteten. Parallel ergänzten die Logistik-Mitarbeiter ihre Version der Excel-Datei um die Lagerorte der Verpackungen und leiteten diese ebenfalls an Produktion weiter. Anhand der auf Papier ausgedruckten Excel-Listen hat dann die Intralogistik die Produktion mit den entsprechenden Zutaten und Verpackungen versorgt. Jedes Mal, wenn ein Problem innerhalb dieser Kette aufgetaucht ist, z.B. eine Zutatenlieferung nicht eingetroffen ist oder sich verzögert hat, musste der gesamte Planungs-Workflow entsprechend erneut durchlaufen werden. Mit entsprechend korrigierten Daten in einer neuen Excel-Datei. Da der gesamte Planungsprozess in der händischen Bearbeitung und Weiterleitung von Excel-Dateien bestand, war die Geschwindigkeit entsprechend von den beteiligten Personen abhängig. Bei diesem wöchentlichen Produktionsplanungs-Workflow spielten nicht nur die individuellen Kapazitäten für die Bearbeitung eine entscheidende Rolle, sondern teilweise auch die durch Zeitzonen verschobenen Arbeitszeiten.

75% Zeitersparnis durch integrierte Prozess-Automatisierung

So waren bei unserem Kunden vier Mitarbeiter jeweils etwa 10 – 12 Stunden pro Woche nur mit der manuellen Bearbeitung und Weiterleitung von Excel-Tabellen beschäftigt. Mit der Zeit wurde klar, dass dieser Produktionsplanungs-Workflow auf Basis von Excel-Listen äußerst suboptimal ist und SIC! Software wurde daher mit der Erstellung einer Softwarelösung für eine integrierte Prozess-Automatisierung beauftragt. Damit sollte nicht nur eine Zeitersparnis bei den wiederkehrenden Routineaufgaben erreicht werden. Insbesondere war es das Ziel, die zu Beginn des Produktionsplanungs-Prozess notwendige Überarbeitung der aus SAP exportierten Daten durch entsprechende Reduktionen und Ergänzungen in eine bedarfsgerechte Darstellung zu automatisieren. Zudem sollte auch die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der am Prozess beteiligten Personen reduziert sowie die Möglichkeit zum schnelleren Reagieren bei Veränderungen geschaffen werden. Mit der neuen Softwarelösung findet heute bei der Produktionsplanung ein automatisierter Informationsfluss in Echtzeit statt. Jetzt werden auch Änderungen von den einzelnen Abteilungen jederzeit extrem schnell an alle Beteiligten kommuniziert und können unmittelbar von diesen bearbeitet werden. Mit der von uns für diesen Kunden individuell erstellten Softwarelösung für eine integrierte Prozess-Automatisierung konnte der wöchentliche Aufwand für den Planungsprozess von 10 – 12 Stunden auf knapp 3 Stunden pro Person reduziert werden. Damit hatte sich das 6-stellige Projektbudget bei unserem Kunden in bereits weniger als 9 Monaten amortisiert.

Produktivitätsüberwachung in der Fertigung mit Excel-Listen

Auch bei einem weiteren Kunden, einem Komponentenfertiger im Automotive-Umfeld, konnte sich ein niedriges 6-stelliges Projektbudget für den Ersatz von aufwändigen Excel basierten Workflows durch eine softwaregestützte integrierte Prozessautomation aufgrund der Einsparungen bereits innerhalb nur eines Jahres amortisieren. Dabei ging es um die Erstellung von Auswertungen der Produktionsdaten der verschiedenen Fertigungslinien, mit denen die Produktivität der einzelnen Schichten überwacht wurde. Hier wurden in Excel-Tabellen sowohl die Daten für die einzelnen Maschinen einer Linie erfasst, als auch die einzelnen Linien und am Ende Zusammenfassungen für die einzelnen Komponenten. Diese waren wiederum nach den einzelnen Herstellern und deren Baureihen gegliedert. Diese Excel-Tabellen wurden für jede Schicht, also 3x täglich, manuell erstellt. Dazu wurden zuerst die Produktionsdaten aus MES sowie die Daten aus diversen Steuerungen an den Stationen der Fertigungslinien exportiert, um sie dann in verschiedene Blätter einer Excel-Tabelle zu importieren. Nachfolgend wurden die Tabellen um weitere Kennzahlen der Schichten ergänzt und die fertigen Auswertungen als pdf-Dokumente per Email sowohl an die Verantwortlichen der einzelnen Linien als auch als Gesamtzusammenfassung, dem Liniencockpit, an den Werksleiter gesendet.

Zentrale Datenbank für Liniencockpit mit Echtzeitvisualisierung

Die von SIC! Software für diesen Kunden individuell erstellte Softwarelösung für eine integrierte Prozess-Automatisierung basiert auf der Sammlung aller prozessrelevanten Daten in einer zentralen Datenbank. Dazu werden die MES Daten über API im 5 Minuten Takt ausgelesen und die Daten der Steuerungen kontinuierlich gesammelt und per OPC/UA via Edge Computing Device übertragen. Über eine Middleware, die lokal auf einem virtuellen Server läuft, werden dann sämtliche Daten automatisch zusammengeführt und nun als Liniencockpit auf Monitoren in der Fertigungshalle in Echtzeit visualisiert. Bei Störungen einer Maschine werden die davor und dahinter liegenden Stationen automatisch informiert. Die zum Schichtende manuell erfassten Metadaten werden automatisch auf Plausibilität geprüft, womit fehlerhafte Zuordnungen praktisch ausgeschlossen sind. Der Werksleiter hat nun das Liniencockpit auf einem Tablet-PC, während ihm weiterhin automatisch generierte pdf-Auswertungen per Mail zu Archivierungszwecken zugesendet werden.

Der Excel Reality-Check

Es sind in der Regel immer zuerst vermeintlich kleine Aufgaben, die mit einer Datenspeicherung in Excel beginnen und sich im Laufe der Zeit zu „Zeitfressern“ entwickeln und im schlechtesten Fall sogar den ganzen Betriebsablauf behindern oder verzögern. Da es sich bei der Entwicklung hin zu solchen Excel basierten komplexen Prozessen meist um über Jahre und Jahrzehnte gewohnte Routinen handelt, wird der Handlungsbedarf hinsichtlich einer Automatisierung der Prozesse und einer zentralen Datenspeicherung nur selten von den beteiligten Mitarbeitern von selbst erkannt. Es könnte daher durchaus von Vorteil sein, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mal den „Excel Reality-Check“ machen:

• Wo werden im Unternehmen Excel-Listen eingesetzt und für welchen Zweck?
• Wie viele Personen bearbeiten die Excel-Dateien und wie oft?
• Wie viele Datenquellen fließen in die Excel-Datei?
• Wie werden die Daten erfasst?
• Wie viele Personen erhalten Auswertungen und wie oft?
• Wie oft wird die Excel-Datei oder deren Derivate weitergeleitet und auf welchen Wegen?
• Wäre eine plausibilisierte Datenprüfung bei der Daten-Eingabe hilfreich?
• Wären Nachvollziehbarkeit und Änderungshistorien hilfreich?
• Wie sieht es mit der Datensicherheit der in Excel-Dateien gespeicherten aus?

Integrierte Prozess-Automatisierung als Mittel gegen „Zeitfresser-Excel-Prozesse“

Wenn Sie nun feststellen, dass bei einem ihrer Excel basierten Prozesse die Komplexität so groß ist, dass eine Automatisierung mit Hilfe einer individuellen Datenbank basierten Softwarelösung erfolgsversprechend sein könnte, dann sind unsere Spezialisten gerne für Sie da. Mit über 10 Jahren Erfahrung in unterschiedlichen Branchen schärfen wir den Blick unserer Kunden dafür, wie Abläufe effizienter gestaltet werden können und unterstützen Sie mit der Erstellung einer individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Lösung für eine integrierte Prozess-Automatisierung. Sprechen Sie uns an!